E-faktury w księgowości

Internet wypiera powoli dokumenty papierowe, drukowane. Poniekąd to kwestia oszczędności, ekologii, ale i znak nowoczesności. W przypadku księgowości sprawa nie jest taka prosta i oczywista. Dokumenty księgowe wymagają bezpiecznej archiwizacji, obrotu, szybkiego dostępu itd.

Nie każdy księgowy jest gotów na prace wyłącznie wirtualną, bez dokumentacji drukowanej. Wciąż wiele urzędów nie honoruje raportów, deklaracji itp. dokumentów w wersji wyłącznie elektronicznej. To spory problem, jednak sytuacja systematycznie ulega poprawie i zmierza w dobrym kierunku.

Każda firma ma jakiś system jakości obiegu dokumentów. W większości firm XXI wieku system ten bazuje na obrazie elektronicznym, który jest uznanym dokumentem, również księgowym. Praca księgowego polega na dekretowaniu i księgowaniu dokumentów poprzez podpis kwalifikowany online, opis i dokonanie czynności zdalnie w systemie informatycznym.

System e-faktur wymaga zwykle akceptacji. W tym celu kontrahenci zwracają się tradycyjną drogą o zgodę, aprobatę na wysyłanie faktur drogą elektroniczną. Po zaakceptowaniu tego trybu, papierowe dokumenty przestają być dominujące. Skraca to proces dotarcia faktury od dostawcy do odbiorcy.